Upptakt e-arkiv och e-diarium

Murberget i Härnösand den 30 augusti 2011

Den 30 augusti samlades nära 50 personer från olika myndigheter och arkiv på Murberget, Länsmuseet Västernorrland i Härnösand för att diskutera samverkan i ett gemensamt projekt kring e-arkiv och e-diarium för myndigheter. Här följer en kort sammanfattning.
OBS! Länkar till talarnas PowerPoint-presentationer finns i anslutning till referatet av presentationen nedan.

Välkommen Kenneth Hänström

Kenneth Hänström, landsarkivet, hälsade alla varmt välkomna till dagen om e-arkiv och e-diarium. Riksarkivets projekt angående gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium. "Projektet angår hela den svenska förvaltningen i stort och kan innebära väsentlig skillnad i den framtida informationshanteringen. Det är därför av stor vikt och också Riksarkivets önskemål om ett engagemang från Er för att projektet skall uppnå bästa möjliga resultat."

Bakgrund

Kenneth informerade om bakgrunden till dagen och projektet: Riksarkivets tidigare förstudie undersökte möjligheterna att skapa gemensamma tjänster för statliga myndigheter inom området e-arkiv och e-diarium. Intresset för sådana gemensamma tjänster har varit stort från myndigheter och andra samhällsförvaltningar då informationshanterings- och arkiveringsfrågor blivit komplexa och resurskrävande i den moderna digitala informationsförvaltningen. E-delegationen har med utgångspunkt i förstudien överlämnat ett betänkande (SOU 2011:27) till Regeringen där det bl. a föreslås att ge Riksarkivet i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter. Ett arbete som ska ske i samverkan med kommuner och landsting.

Att skapa de gemensamma tjänsterna kräver ett stort utvecklingsarbete och insatser från de inblandade parterna och innebär bl. a att arbetsresurser måste planeras och att omfattande arbete måste genomföras. Projekttiden är 3-årig och det beräknas vara genomfört våren 2014.

I avvaktan på regeringens uppdrag har Riksarkivet påbörjat planering och genomförande av ett verksprojekt enligt E-delegationens förslag. Riksarkivarien ser detta som ett prioriterat område och ser fram emot att projektet genomförs och är också mycket angelägen om att resultatet blir konkret och användbart för förvaltningen.
Ett flertal statliga myndigheter och kommunala/landstingskommunala förvaltningar har deltagit i förstudiearbetet och denna grupp vidgas nu i samband med att det nya projektet initieras av Riksarkivet.

Vision

Att skapa ett "mellanarkiv" - ett e-arkiv - mellan förvaltningar och arkivmyndigheten, ett för myndigheterna och allmänheten transparent, sökbart e-arkiv.
Projektets vision är att skapa detta mellanarkiv, något som starkt påtalades i förstudien och idag - 30 augusti - sker alltså starten för denna process. Varför i Härnösand? Landsarkivet finns här i länet, och kring landsarkivet finns en rad arkivverksamheter samlade - forskning och utbildning vid Mittuniversitetet, digitalisering vid Riksarkivets enhet Mediakonverteringscentrum (MKC), och tillgängliggörande genom SVAR, också en del av Riksarkivet. Till detta finns regionala arkiv samt en rad stora myndigheter. Arbetet i klustret - arkivlänet - stöttas av länsstyrelsen och regionala tillväxtarbetet, och arkiven samverkar med andra relaterade verksamheter genom ABM Resurs - där ABM står för arkiv, bibliotek och museer i samverkan.

Länk till "Välkomna till konferens om e-arkiv och e-diarium" (PowerPoint-presentation)

Om projektet - Göran Kristiansson

Göran Kristiansson, Riksarkivet - Enheten för samordning och utveckling - underströk visionen: "det ska vara enkelt att arkivera och återsöka information hos offentliga myndigheter oavsett när informationen lagrats i ett verksarkiv, ett mellanarkiv eller i ett slutarkiv."

Bakgrund

E-delegationen identifierade våren 2010 e-Arkiv och e-Diarium som ett strategiskt e-förvaltningsprojekt. Frågeställningen behandlades redan i början av 2000-talet i betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78)
Förstudien e-arkiv och e-diarium, som drevs av Riksarkivet tillsammans med E-delegationen och AF, Bolagsverket, FK, SKL, Pensionsmyndigheten och Tillväxtverket, kartlade behovet, vilket visade sig vara omfattande. Gemensamma lösningar förordades tydligt. E-delegationen fick ett omfattande beslutsunderlag.

I korthet

• Att Riksarkivet ges i uppdrag att leda arbetet i samverkan med berörda
• Att specifikationer tas fram gemensamt
• Att specifikationerna testas och kvalitetstestas genom en rad pilotstudier
• Att Riksarkivet ges ett övergripande ansvar för fortsatt förvaltning och utveckling av specifikationerna
• Att finansieringsmodellen utreds
• Att en utredning tillsätts för att behandla Riksarkivets och arkivmyndigheternas roll i e-förvaltningen och en förstärkning av Riksarkivets föreskriftsrätt avseende sambandet mellan registrering och arkivredovisning

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt
En bit på väg (SOU 2011:27) - http://www.regeringen.se/content/1/c6/16/46/94/f7dde796.pdf

Andra i sammanhanget viktiga initiativ:

• Ett myndighetsgemensamt servicecenter (SOU 2011:38)
• Nationell strategi för digitalisering och digitalt bevarande
• Samordningssekretariat för arkiv, bibliotek och museer - ny avdelning inom RA för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande.

Vad händer - vad är på gång?

Riksarkivet planerar för uppdraget - i väntan på regeringens beslut, och utarbetande av en projektplan har påbörjats. Göran Kristiansson har utsetts till projektledare och projektdirektiv finns för det inledande arbetet.

Riksarkivarie Björn Jordell är beställare, en styrgrupp har tillsatts av berörda och en referensgrupp håller på att utses. Till Görans arbete kommer en arbetsgrupp att knytas - i nuläget finns bl. a Kenneth Hänström med liksom Torbjörn Hörnfeldt. Till denna organisation ska ett projektkontor skapas och en rad delprojekt initieras.
När det gäller finansiering så saknas den. Man tänker att medverkande myndigheter bidrar med personresurser. Riksarkivet kommer att bidra med ca 5 personer och 2 miljoner kronor.

Utkast tidplan:

Mobilisering av projektet startar i juni 2011
Myndighetsspecifika specifikationer påbörjas i oktober 2011
Utarbeta prototyper inleds i april 2012
Test och utvärdering av prototyper i januari 2013
Marknadsföra resultat efter 1 juli 2013
Utarbeta förslag till förvaltningsorganisation under våren 2014

Allt ovan ska brytas ner i en aktivitetsplan, detta görs av de verksamheter som kliver på projektet, och detta blir projektets agenda.

Slutligen gav Göran några förslag på delprojekt:

e-arkiv

• Inventering
• Paketstruktur
• Ekonomiinformation
• Sjuk- och hälsoinformation
• Prototyper
• Test och utvärdering

e-diarium

• Inventering
• Ärende- och dokumenthantering

e-tjänster och säker kommunikation

Förvaltningsgemensamma specifikationer

Format, struktur m.m. Länk till "Göran Kristiansson: Projektet e-Arkiv och e-Diarium" (PowerPoint-presentation)

Mats Berggren -
Hur kan förvaltningsgemensamma specifikationer se ut?

Mats Berggren, IT-arkitekt vid Riksarkivets Enhet för samordning och utveckling, och han talade om ett exempel på en förvaltningsgemensam specifikation och e-arkivet som en tjänst för många.

För att få fram relevanta specifikationer krävs omfattande samverkan: mellan myndigheter, mellan kommun- stat, mellan landsting och regioner osv.
Grundläggande för denna process är att ta fram en gemensam METS-profil (Metadata Encoding and Transmission Standard)- d v s gemensamma metadata.
Mats talade vidare om hur en generell paketstruktur för e-Arkiv kan se ut; förvaltningsgemensamma specifikationer, generiska specifikationer för olika typer av system och flexibla paketstrukturer. Mats betonade vidare vikten av att utgår från existerande standards och format. Given är OAIS.
Mats redogjorde för tänkbara paketstrukturer samt önskade aspekter - tjänster.
Slutligen visade Mats hur ett tänkbart digitalt arkiv - som e-tjänst - hos Riksarkivet kan tänkas se ut med digitala leveranser, och inte leveranser via olika medier.

Länk till "Mats Berggren: Förvaltningsgemensamma specifikationer. Exempel: Paketstruktur e-arkiv" (PowerPoint-presentation)

Frågor innan lunch:

Snabbt noterade frågor som diskuterades...

• Tekniska specifikationer - viktigt att dessa hänger ihop med funktionsspecifikationer!. Även arkivfunktionalitet bör beaktas.
• Verifikationer - håller tekniken? Håller metadatstrukturerna? Håller funktionaliteten?
• Pilot alternativt prototyper? Att inte bygga fast sig allt för snabbt!
• Det viktiga är att vi får fungerade resultat som används. Funktioner viktiga, bör utgå från beteende/sökande/användande - hur söker vi och hur får vi tag på informationen?
• Kan man inte bara ha ett arkiv - som både kan vara mellanarkiv och slutarkiv? Måste det vara två lösningar? Jämför Stockholms läns landstings lösning.
• Sekretess, PuL etc. i ett mellanarkiv?

Lunch!

http://www.murberget.se/se-och-goera/mat--dryck

Diskussion

Efter lunch inledde Kenneth Hänström med att betona vikten av att använda rätt begrepp i sammanhanget och definiera vad vi menar - för att inte skapa förvirring i diskussionen och i det fortsatta projektet. Vikten av samma språk kan inte nog betonas!

Så fortsatte diskussionen.
Från lantmäteriets sida undrade man över deltagande i projektet; omfattning om man går in som aktiv part? Kenneth svarade att man nog förväntar sig "omfattande" insatser, speciellt initialt. Göran Kristiansson menade att man nog måste räkna med att lägga "huvuddelen" av sin arbetstid - speciellt om man går in i den s k arbetsgruppen. Även i delprojekten får man räkna med att lägga ner mycket tid. Smidiga övergångar under hösten eftersträvas, man måste få planera för att sedan kunna aktivera sig i projektet.

Vad kan jag bidra med? Många åhörare funderar över vad man konkret kan bidra med, även om man inte ingår i arbetsgrupp eller delprojekt. Vikten av samordning mellan andra projekt i samma riktning efterfrågades - t ex. med den nationella strategin för digitalisering och digitalt bevarande.

Viktigt med tydliga direktiv - då projektet kommer att ha påverkan, och på så sätt ändra inriktning hos olika myndigheters verksamhet.

Totalt "paradigmskifte" är inte att vänta - export och importlösningar för att harmonisera mot en gemensam modell mer troligt.

Från CSN reflekterade man över information i verksamhetssystemen kontra eller i förhållande till e-arkiv.

Från forskningens håll - Mittuniversitetet - betonade man ytterligare vikten av metadatastandarder. Mycket är gjort och erfarenheterna många. Kenneth menade att man i projektet måste försöka inventera och hämta upp det tidigare gjorda. CSN undrade om projekt kring e-arkiv och e-diarium ska verka parallellt. Göran Kristiansson menade att så är det tänkt i projektet.

Pensionsmyndigheten betonade vikten av att veta vad man ska ta med sig vid projektstart - strukturer, metadata osv. - för att förbereda för arkivering. Ytterligare en fråga gällde kommunikation med den s. k. marknaden? Göran svarade att leveranskontakter samt dialog med dessa är mycket viktig, dock inte just nu, i initialskedet.

Göran Kristiansson ställde så en fråga till åhörarna - hur stämmer projektplanerna med t ex. Försäkringskassans planer? Kan vi gå i takt? FK anser att det redan är försent vad gäller 2011, men inför 2012 bör man kunna få processerna att stämma. Verksamhetsplaneringar är i full gång hos olika myndigheter. Andra verksamheter menade att processerna bör kunna gå i takt, men har vi råd att göra några fel? Bråttom med specifikationerna. Vissa upphandlingar är redan igång. Visst hade det varit bra om projektet kommit igång tidigare, men bra dialog har enligt Göran förts med andra initiativ - t. ex. Sambruk (http://www.sambruk.se/), och ambitionen är att harmonisera olika initiativ med varandra.

Juridiken då? Enligt information under förmiddagen meddelades att juridiken ska behandlas separat. Är det möjligt? Bör inte projektet behandla juridiska effekter av projektet? Enligt Göran kommer Riksarkivets jurister att följa och kommunicera med projektet. Kenneth betonade det forskningsfält som öppnar sig just kring juridiken.

Trafikverket funderade kring hur snabbt man kan få ta del av en tydlig projektplan från Riksarkivet? En tydlig målbild att kommunicera från Riksarkivet efterfrågas. Göran kunde bara hålla med om nödvändigheten av bra och tydliggörande information. Kenneth underströk att samtliga GD och verksledningar fått information, en löpande kommunikation sker.

Göran Kristiansson undrade över medverkan kring konkret "byggande", vilka resurser har man att sätta in teknisk/IT kompetens? Ett svar från åhörarna var att det är svårare att avsätta teknisk kompetens jämfört med verksamhetskompetens. Kenneth menar att vi nu befinner oss i "sanningens minut" och att verksamheter som efterfrågat funktionerna nu måsta kavla upp ärmarna och vara med och jobba - för bra och hållbart resultat.

Reflektion från åhörare - det tekniska och det innehållsliga bör, eller ska, gå hand i hand redan i specifikationsfasen.

Transportstyrelsen menade att e-diarium är nummer ett, får man det att fungera så underlättar det för e-arkivering. Flera underströk detta. Kenneth menade att projektet har arkivperspektivet något i första hand, men båda processerna är viktiga för projektets framgång - e-arkiv och e-diarium.

Göran funderade över länsstyrelsernas roll. En representant svarade att det är svårt med 21 myndigheter som ska skapa ett gemensamt e-arkiv. Mycket liknar varandra, men de regionala olikheterna är betydande. Länsstyrelserna ser möjligheter med att samverka med Riksarkivet - för att nå längre. Betonades också att projektet/projekten kommer att kräva verksamhetsförändringar. En fråga bollades tillbaka - vilken kompetens vill ni samverka med? Vad kan länsstyrelserna bidra med? Göran svarade att det kommer att se olika ut under projektets gång, men att ett gemensamt seminarium under hösten är nödvändigt.

Gränsdragning - EU? T. ex kommer FK att omfattas av en EU-förordning inom kort. Fler myndigheter har samma situation. Har projektet bara nationellt fokus? Mats Berggren svarade att utblick EU är viktig. Göran betonade vikten av omvärldsbevakning. Innan kaffepausen diskuterades upphandling - vad ska upphandlas, vad ska vi bygga själva? Viktigt i sammanhanget är samordning och resurser till samverkan och projektarbete.

Från SKL inflikade man marknadens betydelse, och vikten av att de finns med från start. Idag finns inte utrymme för utvecklingsarbete inom kommunal verksamhet.

Mats replikerade - vi hoppas att marknaden visar intresse för våra olika specifikationer och standarder. Men Mats menade ändå att ytterligare en samling inom projektet är viktig innan man "släpper in marknaden".

Fika!

Foto: Märta Molin

Foto: Märta Molin

Efter kaffepausen var det dags att knyta ihop dagen - det sagda och diskuterade.
Kenneth inbjöd alla till fortsatt samverkan - samt relaterade (forsknings)projekt. Kenneth efterlyste idéer från forskningssidan. Från LDB-centrum menade man att man kommer att följa projektet med stort intresse. Viktiga frågeställningar är användbarhet och tänkt framtida användning. Även tjänsteutveckling för "tredje man" är av intresse, liksom hantering av komplex digital information. Från MIUN betonade man också framtida användare/brukare men även vikten av bra diarium och hantering - för att skapa användbara arkiv. Även arbete kring standarder är av intresse. MIUN fortsatte med att informera om CEDIF - http://www.cedif.org/ - och öppnade upp för fortsatta projektansökningar i brett partnerskap. Från Lunds universitet betonade man med långsiktigt bevarande av forskningsresultat i sammanhanget, och idag driver man projektet SYLL tillsammans med 7 lärosäten kring detta.

Göran Kristiansson hakade på detta med gemensamt forskningsprojekt formulerat och relaterat till detta projekt - e-arkiv och e-diarium. Frågan tar man med sig i det fortsatta arbetet.

Kenneth Hänström efterlyste så idéer kring prototyper/pilotstudier. Från åhörarhåll betonades vikten av - oavsett pilot - att ha ett tydligt syfte/mål, samt en bild av vad man ska göra med resultatet fortsättningsvis.

Ytterligare en aspekt som betonades är öppenhet - öppen källkod - flöde/utbyte av tidigare gjorda kunskaper och erfarenheter - och vill man gå in i projektet för att låta testa redan byggda system mot det som eftersträvas, så är alla välkomna att laborera och samverka.

Kenneth Hänström avrundade dagen med att formulera frågan så här; om vi bortser från finansiering, vilka är intresserade av att verka och arbeta i projektet? Fundera - och återkom när vi sänder ut några frågor tillsammans med minnesanteckningarna! Anmäl er förutsättningslöst - det viktigaste är att det finns en vilja och ett intresse för frågorna. Bollen är i rullning, och aktivitet är viktig. Frågan är het och tillsammans kan vi komma långt i detta utvecklingsprojekt. Kommande seminarier kommer att anordnas. "Era erfarenheter är oerhört viktiga och ni behövs i arbetet."



Noterat under dagen av Märta Molin, ABM Resurs Västernorrland - http://abm.murberget.se/