|
Ett stort antal deltagare, närmare 60 personer, hade hörsammat inbjudan till arkivnätverkets höstträff den 5 oktober 2010 på Länsmuseet Murberget. Temat för dagen var offentlighet och sekretess. Före programmet tog sin början erbjöds visningar av magasin, arkiv och pågående utställningar.  Därefter hälsade Märta Molin, Annika Alke och Lina Marklund välkomna till dagens övningar. Lina och Annika berättade dels om resultatet från undersökningen som genomfördes vid förra nätverksträffen (http://abm.murberget.se/arkivnatY.html) samt att de har skapat en mailinglista för nätverket som heter arkivylist@abmnorrland.se. Listan är tänkt att användas för nätverkande och informationsspridande. Anmälan till listan kan göras på http://listserv.ylm.se/mailman/listinfo/arkivylist Förmiddagens föreläsare var Efwa Westre Stövander, chefsjurist vid Riksarkivet i Stockholm. Denna intressanta föreläsning redovisas av Louise Nyberg på separat webbsida http://abm.murberget.se/arkivnat/arkivnatY101005b.html "Offentlig förvaltning under medialt tryck" var namnet på eftermiddagens första föredrag. Cecilia Aspholm, administrativ chef vid Landstinget Västernorrland berättade om sina reflexioner från den turbulenta våren 2010 vid Landstinget. Landstingets verksamhet är utsatt för hårda sparkrav och då bland annat flera chefer avgick, en ny landstingsdirektör tillsattes och omständigheter kring ett konsultföretags arbete väcktes medborgarnas och massmedias intresse för verksamheten. Det resulterade i att den offentliga förvaltningen sattes på prov och handlingsbegreppet fick gnuggas ordentligt, dvs när är en handling upprättad, inkommen osv. 
Cecilia Aspholm Journalister begärde bland annat att få ta del av e-post loggar. Den interna utredningen visade att e-post loggen är en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen då de är av ”diariekaraktär”och därför lämnades loggarna ut. Det resulterade i att journalisterna återkom och begärde att få tillgång till specifik e-postkorrespondens. Det blev 100-tals förfrågningar om e-postbrev som begärdes ut. Till en början bestämde sig landstinget för att öppenhet skulle råda och alla handlingar lämnades ut, men när e-postbreven trycktes i tidningen så drog landstinget öronen åt sig och lade locket på. Media protesterade och 2 ärenden överklagades till kammarrätten. Det ena fallet gällde myndighetsintern skriftväxling och det andra fallet gällde e-post till och från konsultföretaget Mantec. Kammarrätten kom att besluta till Landstingets fördel. De ansåg i det första fallet att handlingarna var att betrakta som bland annat arbetsmaterial hänförliga till omställningsprojekt och utkast. I det andra fallet gällde frågan om handlingen är inkommen/upprättad och rätten beslutade att "Mantec intar inte en sådan självständig ställning i förhållande till arbetsgivarna". Inga överklaganden skedde till högre instans. Efter dessa domar har inga fler bedömningar behövt göras. Cecilia avslutade med att sammanfatta lärdomarna av detta med att det är viktigt att ha en god offentlighetsstruktur, dvs ha ordning på handlingarna, att ha goda och förankrade rutiner, återkommande utbildningar samt att man ska våga vägra lämna ut!
Arkivcentrum Nord (ACN) på Kusthöjden och fick då möjlighet att växa och utvecklas. De fick också möjligheter till samverkan med andra institutioner.
Idag har man ökat till ca 6.500 hyllmeter på ACN. Nu står landstingsarkivet inför en ny flytt. I och med att man numera har digital journalföring och pappershanteringen upphör förändras behoven av arkivhantering inom hela landstinget. Både lagar och själva verksamheten ställer krav på att handlingarna bevaras men hur ska detta hanteras? För ca 3 år sedan började man så arbeta målmedvetet på att överföra alla handlingar, inklusive alla patientjournaler i pappersformat, till ett nytt landstingsarkiv och beslut på detta kom efter sommaren 2010. Då man inte längre ryms på ACN (bara journalerna utgör ca 17.500 hyllmeter) ska kaserner på Kusthöjden-området byggas om till arkivlokaler där det kommer att få plats ca 24.000 hyllmeter handlingar. Nu planeras och projekteras det nya arkivet tillsammans med hyresvärden och i början av år 2012 påbörjas inflyttningen. Det nya landstingsarkivet beräknas stå färdigt i januari 2013.
På frågan om patientjournaler gallras svarade Erik att enligt utredningen Offentlighet och minne är Västernorrlands län utsett till intensivdataområde och därmed sparas alla handlingar. En annan fråga gällde hur gammal den äldsta journalen är och på det svarade Erik att det finns en kopia av en journal från ca 1782 eller 1786, men det är ingen originalhandling. Däremot finns det sjukjournaler i original bevarade från år 1808. Avslutningsvis berättade Mats Danielsson, chef för Forskningsarkivet i Umeå om deras verksamhet och det arkivnätverk som finns i Umeå. Arkivnätverket har funnits i ca 15 år och består av 3 institutioner. Man träffas 4 gånger per år, samarrangerar aktiviteter och gör ibland arkivresor. Till resorna söker man bidrag. Det finns även ett ABM-samarbete. Mats berättade att på Forskningsarkivet tillämpar man nu skanning on demand. Det betyder att man mot betalning kan få äldre boksamlingar skannade. Nästa träff i arkivnätverket planeras till våren 2011. Vi är tacksamma för tips och idéer.  Rapporterade gjorde Annika Alke och Lina Marklund Foto: Annika Alke |
